ميخواهيم درباره لزوم استفاده از ماشين هاي اداري و اتوماسيون اداري در كنار يكديگر در اين مقاله صحبت كنيم.
در سال ۲۰۰۶ تحقيقاتي در انجمن مديريت جريان‌كار يا همان گروه WFMC صورت گرفت كه نتيجه‌ي جالبي را نشان داد. به اين ترتيب كه بيشتر سازمان‌ها و مجموعه‌هايي كه فعاليت‌هايشان را به‌شكل سنتي پيش مي‌برند تنها از ۳۰ درصد زماني كه به فعاليت‌هاي كاري اختصاص داده‌اند ارزش‌افزوده دريافت مي‌كنند.
هزينه‌ي بالاي نگهداري و انجام سيستم‌هاي دستي، امكان استهلاك اسناد سازماني با گذشت زمان و شرايط محيطي، صرف هزينه‌هاي فراوان براي خريد و نگهداري از كاغذ و امكان جعل و سواستفاده از مكاتبات اداري، از مهم‌ترين دلايل لزوم مكانيزه‌كردن سيستم سنتي در روند مكاتبات اداري است.
با استفاده از يك الگوي صحيح الكترونيكي در سيستم‌هاي سازماني، روند فعاليت‌هاي يك سازمان كارآمد خواهدشد و با سرعت بيشتري انجام مي‌شود. دسترسي به مكاتبات سريع و بدون حضور نماينده‌ي دبيرخانه انجام مي‌گيرد. بخش زيادي از فعاليت‌هاي نيروي انساني توسط ماشين صورت خواهدگرفت. دقت در انجام كار و رديابي و پيگيري امور راحت‌تر انجام مي‌شود و بسياري مزاياي ديگر كه اتوماسيون اداري در مقايسه با سيستم‌هاي سنتي خواهدداشت.
معايب اتوماسيون اداري
با پيشرفت علم و استفاده روزافزون از ماشين هاي اداري ، طبيعتا استفاده از اتوماسيون‌هاي اداري در ادارات و سازمان‌ها خيلي فراگير شده و بسياري از روابط كاري به‌شكل مكانيزه درآمده‌اند. اما سوال اينجاست كه آيا از اين امكان به‌صورت صحيح و درجاي درست استفاده مي‌شود يا نه؟ صرف استفاده از اتوماسيون‌هاي اداري دليل بر موفقيت و پيشرفت يك سازمان نيست. تحقيقاتي كه جديداً درباره‌ي اين موضوع صورت‌گرفته نشان مي‌دهد كه تنها مجموعه‌هايي در بهره‌گيري از اين اتوماسيون‌ها موفق هستند كه به‌طور مشخص در جايگاه درست از آن‌ها استفاده كرده‌اند.
اما شايد مهم‌ترين مسئله در استفاده از اين سيستم‌ها، توجه به واكنش نيروي انساني سازمان در برابر تغيير و استفاده از سيستم‌هاي اتوماسيون است كه بايد توجه اساسي به اين نكته داشته باشيم. در ادامه براي تعاريف ديگري از ماشين هاي اداري با ما همراه باشيد.